Abteilung Qualitätssicherung und Untersuchungswesen
Jahresbericht 2018 – Laborinformations- und Managementsystem (LIMS)

Seit gut 20 Jahren sind daher chemische Labore ohne adäquates LIMS auch kaum mehr denkbar, da sich in diesem Bereich die Anforderungen in vielerlei Hinsicht – beispielsweise hinsichtlich Bearbeitungszeit, Analysenqualität und Kosten – sehr verändert hatten.

Diese Faktoren hatten letztendlich auch die LfL dazu bewogen, im Bereich Laboranalytik auf ein zeitgemäßes LIMS umzustellen.

Die Etablierung des neuen LIMS in AQU ging in 2018 in eine entscheidende Phase. Die neue Grundstruktur wurde maßgeblich festgelegt. Berücksichtigung fanden bei der Umsetzung und LIMS-Architektur unterschiedlichste Vorgaben wie z.B. des Qualitätsmanagements, der Auftraggeber, des Datenschutzes, der IT-Sicherheit und des Obersten Bayerischen Rechnungshofs (ORH).

Zentrales Anliegen bei der LIMS-Umstellung sind die Bedürfnisse der LfL-Kooperationspartner. Die Struktur des neuen LIMS sieht vor, dass Auftraggeber viele Informationen z.B. Probeneingang, Bearbeitungsstand und optionale Zusatzuntersuchungen zu den eingesandten Proben digital abrufen bzw. beauftragen können. Die Auftraggeber in den Instituten der LfL profitieren von den kürzeren Bearbeitungszeiten, der verbesserten Analysenqualität, Probensicherheit und den angebotenen Zusatzinformationen. Die Prüfergebnisse können mit allen relevanten Daten in Form eines druckbaren Prüfberichts oder digital als Datei abgerufen werden.

Eine große Herausforderung für das LIMS ist die Anbindung an andere Datenbanken. Insbesondere die Einspielung von Analysenaufträgen aus dem bayerischen Versuchswesen über das PIAF-System (Planung, Information und Auswertung von Feldversuchen) hat alle Beteiligten sehr beschäftigt. Das erarbeitete Ergebnis stellt aber einen Meilenstein dar, da es gelungen ist, elementare Informationen bidirektional auszutauschen. Das entwickelte digitale Konstrukt erfüllt die Belange der Projektleiter in den Instituten, der durchführenden Mitarbeiter im Versuchswesen und verantwortlichen Analytiker im Labor.

Bis zum Jahr 2019 sollen alle relevanten Schnittstellen zu Kooperationspartnern an den LfL-Instituten eingerichtet sein.

Ein Fokus lag in 2018 beim Aufbau von Workflows für Analysenprozesse, die im Bereich der Untersuchungen im Back- und Braubereich sehr vielschichtig und komplex sein können. Alle Arbeitsschritte wurden systematisch erfasst, in Ablaufschritte aufgeteilt und in digitaler Form im LIMS abgebildet. Durch die konsequente Anwendung des LIMS werden künftig die Mitarbeiter im Labor so von monotonen Tätigkeiten wie dem Beschriften von Probengefäßen durch den Einsatz von Barcode-Etiketten entlastet. Des Weiteren werden Übertragungsfehler vermieden und durch diese Ablaufänderung auch die komplette Probenlogistik transparent und dokumentierbar, was den Vorgaben der Qualitätssicherung entgegenkommt.

Die in 2016 begonnene Umstellung in AQU auf das neue LIMS ist auf einem guten Weg. Durch nicht vorhersehbare Schwierigkeiten – insbesondere bei der Schnittstellenanpassung – musste die für 2018 geplante Einführung des Produktivsystems auf 2019 verschoben werden.

Darüber hinaus waren aufwändige Programmierungen notwendig, um die Belange des Datenschutzes und der IT-Sicherheit zu gewährleisten. Dies hatte mithin auch weitreichende Auswirkungen auf die Architektur von IT-Schnittstellen zwischen Organisationseinheiten, Probenlogistik und Dokumentation.

Das Ziel ist die Nutzung des neuen, LfL-einheitlichen LIMS in der Erntesaison 2019.